Kodėl apskritai reikia tokio portalo?
Žinot, kai pradedi galvoti apie bendruomenės pranešimų portalą, pirmiausia kyla klausimas – ar tikrai to reikia? Gyvenu daugiabučio name jau dešimt metų, ir per tą laiką mačiau viską: nuo lipnių lapelių ant lifto durų iki chaotiškų Facebook grupių, kur svarbios žinutės paskęsta tarp katinų nuotraukų ir ginčų dėl parkavimo vietų.
Problema paprasta – informacija turi pasiekti žmones greitai ir aiškiai. Kai vandentiekio avarija, niekas nenori ieškoti informacijos dešimtyje skirtingų vietų. O kai kaimynas iš trečio aukšto organizuoja bendrą kiemo tvarkymą, būtų smagu, kad visi apie tai sužinotų, o ne tik tie trys žmonės, kurie atsitiktinai buvo prie pašto dėžučių tuo metu.
Pranešimų portalas – tai ne tik technologinė pramoga. Tai įrankis, kuris gali realiai pagerinti bendruomenės gyvenimą. Tik reikia jį sukurti taip, kad juo naudotųsi ne tik IT specialistai, bet ir Marytė iš pirmojo aukšto, kuri telefone vos žino, kaip atsakyti į žinutę.
Nuo ko pradėti: pirmieji žingsniai
Kai pirmą kartą susimąsčiau apie tokio portalo kūrimą mūsų bendruomenei, didžiausia klaida buvo ta, kad iš karto norėjau viską. Norėjau pranešimų lentos, kalendoriaus, balsavimo sistemos, forumo, galbūt dar ir integracijos su NASA palydovais (šiek tiek perdėju, bet supratot mintį).
Realybė tokia – pradėti reikia nuo paprasčiausio. Susėskite su keliais aktyviais bendruomenės nariais ir išsiaiškinkite, kokios problemos labiausiai spaudžia. Gal pas jus didžiausia bėda – kad niekas nežino apie svarbiausius susirinkimus? O gal nuolat dingsta siuntos ir reikia sistemos, kur galima būtų pranešti, kad palikote kaimyno siuntą prie durų?
Aš pradėjau nuo paprasto klausimyno. Išsiuntinėjau elektroninius laiškus (tuos adresus turėjome iš senų susirinkimų protokolų) ir paklausiau: kas jus labiausiai erzina dabartinėje komunikacijoje? Atsakymai buvo įdomūs – daugelis žmonių net nežinojo, kad egzistuoja ta Facebook grupė, apie kurią mes visi manėme, kad ji yra pagrindinis komunikacijos kanalas.
Kas turėtų būti įtrauktas į planavimą?
Neklauskite tik savo draugų ar bendraminčių. Būtinai įtraukite:
- Vyresnio amžiaus žmones, kurie galbūt nėra tokie technologiškai raštingi
- Jaunas šeimas su vaikais – jie turi kitokius poreikius
- Tuos, kurie nuolat skundžiasi – jie paprastai geriausiai mato problemas
- Bendruomenės valdybos narius ar aktyvistus
Technologijų pasirinkimas: nereikia raketos mokslo
Čia daug kas suklysta. Pradeda ieškoti tobulausios technologijos, naujausio framework’o, moderniausios platformos. O paskui po trijų mėnesių turi pusiau veikiančią sistemą, kurią supranta tik du žmonės pasaulyje, ir abu jie dirba Silicon Valley.
Mano patarimas – pradėkite nuo to, ką jau žinote arba kas yra plačiai prieinama. Jei mokate WordPress – puiku, yra tonos įskiepių bendruomenės portalams. Jei patinka Google ekosistema – galite sukurti nuostabų sprendimą su Google Sites, Forms ir Calendar kombinacija. Jei turite biudžetą – yra specializuotų platformų kaip Nextdoor ar panašių.
Aš pasirinkau hibridinį variantą. Pagrindą sukūriau ant WordPress su keliais papildomais įskiepiais, bet integravau Google Calendar pranešimams apie renginius ir Telegram botą skubių pranešimų siuntimui. Skamba sudėtingai? Iš tikrųjų užtruko apie dvi savaites įgyvendinti bazinę versiją, ir dar savaitę – išgražinti, kad atrodytų priimtinai.
Svarbiausi kriterijai renkantis platformą
Pirma – prieinamumas. Jei žmonės turi parsisiųsti keturias aplikacijas ir susikurti penkis profilius, jie tiesiog to nedarys. Idealus variantas – svetainė, kuri veikia bet kuriame įrenginyje, be papildomų programų.
Antra – paprastumas. Jei jums patiems užtrunka penkios minutės suprasti, kaip paskelbti pranešimą, tai kitiems užtruks amžinybę arba jie iš viso nesinaudos.
Trečia – kaina. Bendruomenės paprastai neturi didelių biudžetų. Ieškokite nemokamų arba labai pigių sprendimų. Vėliau, kai sistema įsisiūbuos, galėsite investuoti daugiau.
Dizainas ir naudojimosi patirtis
Kai pirmą kartą parodžiau savo sukurtą portalą draugui, jis paklausė: „O kur čia yra pranešimai?” Jie buvo ten, kur man atrodė visiškai logiška vieta – viršuje, dešinėje. Bet jam tai nebuvo akivaizdu.
Supratau svarbią pamoką – tai, kas akivaizdu jums, nėra akivaizdu kitiems. Ypač kai kalbame apie skirtingo amžiaus ir technologinio raštingumo žmones.
Padariau kelis paprastus dalykus, kurie iš esmės pakeitė situaciją:
Pirmiausia, padariau didžiulį mygtuką „NAUJAUSI PRANEŠIMAI” pačiame viršuje. Ne elegantiška, bet veikia. Antra, pridėjau spalvų kodavimą – skubūs pranešimai raudoni, įvykiai žali, bendros žinutės mėlynos. Trečia, kiekvieną pranešimą pažymėjau data ir laiku dideliu šriftu.
Mobilusis variantas – ne priedas, o būtinybė
Daugiau nei pusė mūsų bendruomenės narių portalą atidaro telefone. Tai reiškia, kad mobilusis variantas turi veikti idealiai. Ne tiesiog „veikti”, o būti patogus naudoti.
Patikrinau savo portalą senoje mamytės „Samsung” – jei veikia ten, veiks visur. Mygtukai turi būti pakankamai dideli, kad galėtum paspausti pirštu (ne stilusu ar dantų krapštuku). Tekstas turi būti skaitomas be artinimo. Nuotraukos turi krautis greitai, net su prasta interneto jungtimi.
Turinio valdymas ir moderavimas
Štai kur prasideda tikrasis iššūkis. Turite veikiančią platformą, žmonės pradeda ja naudotis, ir staiga… chaosas. Kažkas skelbia apie prarastą katiną tris kartus per dieną. Kitas pradeda politines diskusijas. Trečias bando parduoti savo seną skalbimo mašiną.
Reikia aiškių taisyklių nuo pat pradžių. Mes sukūrėme paprastą dokumentą „Kaip naudotis portalu”, kuriame buvo:
- Kokie pranešimai yra tinkami (bendruomenės reikalai, renginiai, svarbios žinutės)
- Kokie pranešimai netinkami (komerciniai skelbimai, politika, asmeniniai ginčai)
- Kaip elgtis su skubiais pranešimais
- Kas yra moderatoriai ir kaip su jais susisiekti
Moderatorių turėjome tris – tai buvo aukso viduriukas. Vienas per mažai (perdega), penki per daug (niekas nieko nedaro, nes laukia, kad kitas padarys).
Automatizavimas – jūsų geriausias draugas
Greitai supratau, kad negaliu rankiniu būdu tvarkytis su viskuo. Todėl įdiegiau kelis automatinius dalykus:
Pranešimai, senesni nei 30 dienų, automatiškai perkeliami į archyvą. Renginiai, kurių data praėjo, išnyksta iš pagrindinio sąrašo. Nauji vartotojai gauna automatinį pasveikinimo laišką su instrukcijomis. Jei pranešimas gauna daug skundų, jis automatiškai pažymimas peržiūrai.
Tai sutaupė neįtikėtinai daug laiko ir nervų.
Kaip įtraukti žmones naudotis
Sukūrėte nuostabų portalą. Jis veikia puikiai. Dizainas gražus. Bet… niekas juo nesinaudoja. Skamba pažįstama?
Pirmąsias dvi savaites po paleidimo turėjome gal dešimt aktyvių vartotojų iš šimto šeimų. Buvo nusiminimas. Bet paskui pradėjome aktyviai reklamuoti.
Pirmiausia, išnaudokite esamus kanalus. Mes iškabinome skelbimus prie visų įėjimų su QR kodu į portalą. Taip, QR kodas – skamba kaip iš 2020-ųjų, bet veikia! Ypač jaunesni žmonės mėgsta paprastai nuskenuoti ir iš karto patekti kur reikia.
Antra, padarykite portalą būtinu. Pradėjome skelbti svarbią informaciją TIKTAI portale. Susirinkimo protokolai? Tik portale. Informacija apie būsimus remonto darbus? Tik portale. Žmonės greitai suprato, kad jei nori būti informuotas, reikia užsukti į portalą.
Trečia, organizuokite mokymus. Vieną šeštadienio popietę surengėme „Kavos ir technologijų” valandėlę, kur padėjome žmonėms užsiregistruoti ir išmokėme bazinių dalykų. Atėjo gal penkiolika žmonių, bet tie penkiolika tapo ambasadoriais, kurie padėjo kitiems.
Pirmieji pranešimai – labai svarbūs
Nepradėkite nuo nuobodžių administracinių dalykų. Pirmas pranešimas turėtų būti kažkas įdomaus, naudingo, gal net šiek tiek smagaus.
Mes pradėjome nuo pranešimo apie bendrą kiemo šventę su nuotraukomis iš praėjusių metų. Žmonės pamėgo, komentavo, dalyvavo. Tai sukūrė pozityvią atmosferą. Paskui sekė naudingi dalykai – informacija apie naują šiukšlių tvarkaraštį, priminimas apie artėjantį susirinkimą.
Saugumo ir privačumo klausimai
Čia negaliu pabrėžti per daug – saugumas yra kritiškai svarbus. Kalbame apie bendruomenę, apie žmonių asmeninius duomenis, adresus, kartais net telefono numerius.
Pirmiausia, niekada neskelbkite pilnų asmeninių duomenų viešai. Jei reikia kontakto, naudokite portalą kaip tarpininką – žmonės gali siųsti žinutes per sistemą, bet el. pašto adresai ar telefonai nėra matomi visiems.
Antra, turėkite aiškią privatumo politiką. Taip, ji nuobodi, niekas jos neskaito, bet ji turi būti. Mes pasamdėme advokatą (kainavo 200 eurų), kad parašytų tinkamą dokumentą. Verta investicijos.
Trečia, reguliariai darykite atsargines kopijas. Kas savaitę. Automatiškai. Į atskirą vietą. Kai kartą serveris sugedo (taip, tai nutiko), buvome labai dėkingi už tas atsargines kopijas.
GDPR ir kiti teisiniai dalykai
Jei esate Europoje, GDPR nėra pasirinkimas – tai įstatymas. Turite leisti žmonėms:
- Žinoti, kokie jų duomenys saugomi
- Prašyti ištrint jų duomenis
- Eksportuoti savo duomenis
- Nesutikti su tam tikrais duomenų naudojimo būdais
Skamba bauginančiai, bet iš tikrųjų yra WordPress įskiepiai, kurie padeda su tuo susitvarkyti. Arba jei naudojate kitą platformą, tikriausiai ji jau turi integruotus įrankius.
Kaštai ir finansavimas
Kalbėkime apie pinigus. Visi mėgsta nemokamus dalykus, bet realybė tokia, kad net paprasčiausias portalas kažkiek kainuoja.
Mūsų pirmųjų metų biudžetas atrodė maždaug taip:
- Domeno vardas: 10 eurų per metus
- Hosting’as: 5 eurai per mėnesį (60 per metus)
- Premium WordPress temos licencija: 50 eurų (vienkartinis)
- Keli premium įskiepiai: 100 eurų per metus
- Teisinė konsultacija: 200 eurų (vienkartinis)
Iš viso – apie 420 eurų pirmais metais, paskui apie 170 eurų kasmet. Šimtui šeimų tai reiškia maždaug 4 eurus per šeimą pirmais metais, paskui 1.70 euro. Visiškai priimtina.
Finansavimą gavome iš bendruomenės fondo, kurį turime bendroms reikmėms. Kai kurios bendruomenės renka simbolinį mokestį (pvz., 2 eurai per metus nuo šeimos), kitos naudoja rėmėjų modelį – kas nori ir gali, tas prisideda.
Nemokamos alternatyvos
Jei tikrai neturite jokio biudžeto, yra variantų. Google Sites yra visiškai nemokamas ir gana funkcionalus. Facebook grupės – nemokamos (nors aš ne didelis jų fanas bendruomenės komunikacijai). Yra ir specializuotų platformų, kurios siūlo nemokamus planus mažoms bendruomenėms.
Tik atminkite – nemokama dažnai reiškia ribotą funkcionalumą, reklamas arba duomenų pardavimą. Skaitykite smulkų šriftą.
Įgyvendinimo planas: žingsnis po žingsnio
Gerai, turite viziją, žinote, ko norite. Kaip tai paversti realybe? Štai mano rekomenduojamas planas, pagrįstas tuo, kas man pavyko (ir kas ne).
1-2 savaitės: Tyrimai ir planavimas
Kalbėkitės su žmonėmis, darykite apklausas, žiūrėkite, ką daro kitos bendruomenės. Nesiskubinkite – geras planavimas sutaupo mėnesius vėliau.
3-4 savaitės: Technologijų pasirinkimas ir testavimas
Išbandykite kelias platformas. Sukurkite testines versijas. Parodykite draugams ir gaukite atsiliepimus. Neprisiriškit prie pirmo varianto – galbūt antras bus geresnis.
5-6 savaitės: Kūrimas
Sukurkite bazinę versiją. Ji neturi būti tobula – ji turi veikti. Funkcionalumas svarbiau už grožį šiame etape.
7 savaitė: Beta testavimas
Pakvieskite 10-15 žmonių išbandyti. Geriausia – įvairaus amžiaus ir technologinio lygio. Klausykite jų atsiliepimų, net jei jie skausmingai kritikuoja jūsų kūrinį.
8 savaitė: Patobulinimai
Ištaisykite didžiausias problemas, kurias rado beta testeriai. Ne visas – tik tas, kurios tikrai trukdo naudotis.
9 savaitė: Paleidimas
Oficialiai pristatykite portalą bendruomenei. Padarykite šventę iš to – organizuokite susirinkimą, išsiųskite laiškus, iškabinkite skelbimus.
10+ savaitės: Palaikymas ir tobulinimas
Klausykitės atsiliepimų, tobulinkite, pridėkite naujas funkcijas. Bet neperdekit – geriau mažiau funkcijų, kurios veikia puikiai, nei daug, kurios veikia vidutiniškai.
Kas toliau: portalo gyvenimas ir evoliucija
Dabar mūsų portalas veikia jau pusantrų metų. Juo naudojasi apie 80% bendruomenės narių – tai daug daugiau, nei tikėjausi pradžioje. Bet kelionė nesibaigė.
Nuolat atsiranda naujų poreikių. Prieš porą mėnesių žmonės pradėjo prašyti funkcijos bendriems pirkimams – kai keli kaimynai nori kartu užsisakyti prekes ir sutaupyti pristatymo kaštų. Dabar kuriu tą funkciją.
Kiti nori integracijos su vietos paslaugų tiekėjais – elektrikais, santechnikais, kuriais bendruomenė pasitiki. Dar kiti siūlo pridėti „skolų knygą” bendriems projektams – kas kiek prisidėjo, kas dar skolingas.
Svarbu nepamiršti pagrindinio tikslo – portalas turi palengvinti komunikaciją, o ne ją apsunkinti. Kiekvieną naują funkciją vertinu pagal šį kriterijų: ar tai padės žmonėms geriau bendrauti, ar tiesiog pridės dar vieną mygtuką, kurį niekas nespaus?
Taip pat supratau, kad technologija – tik įrankis. Tikroji vertė yra bendruomenėje, kuri juo naudojasi. Portalas padėjo mums susiorganizuoti bendrą daržą, surengti kelis sėkmingus renginius, net išspręsti kelias konfliktines situacijas (kai žmonės galėjo ramiai aptarti problemas raštu, o ne rėkti laiptinėje).
Kartais gaunu žinučių nuo žmonių, kurie sako: „Nežinau, kaip anksčiau gyvenome be šito portalo.” Tai geriausias įvertinimas, kokį galiu gauti. Ne technologijos tobulumas, ne dizaino grožis, o realus poveikis žmonių gyvenimams.
Jei galvoji apie savo bendruomenės portalo kūrimą – drąsiai. Taip, bus iššūkių, bus momentų, kai norėsi viską mesti. Bet kai pamatysi, kaip žmonės pradeda aktyviau bendrauti, kaip bendruomenė tampa stipresnė – supratai, kad verta. Pradėk nuo mažo, klausykis žmonių, nebijok klysti ir tobulėti. Sėkmės!
